ในการดำเนินธุรกิจหรือกิจกรรมขององค์กรต่าง ๆ ต้องยอมรับว่าสิ่งหนึ่งที่ยุ่งยากมากที่สุด คือการจัดการเอกสารในองค์กร แต่ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีที่ช่วยให้การจัดการเอกสารของคุณเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วมากขึ้น ทำให้ทุกคนในองค์กรมีเวลาไปพัฒนาด้านอื่น ๆ ขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น วันนี้เราจะพาคุณไปรู้จักกับระบบจัดการเอกสาร (https://wolftcb.com/)คืออะไร? มีประโยชน์อย่างไร? และสำคัญมากแค่ไหนในการดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน ตามไปดูกันเลย
ระบบจัดการเอกสาร DMS (Document Management System) คืออะไร?
ระบบจัดการเอกสาร DMS (Document Management System) คือ ระบบที่เข้ามาช่วยจัดการงานเอกสารต่าง ๆ ในองค์กรของคุณ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลองค์กร ข้อมูลการค้า สัญญาซื้อขาย ข้อมูลของพนักงานในองค์กร โดยระบบจะเข้ามาจัดเก็บให้เป็นระเบียบ ช่วยให้การค้นหามาใช้งานง่าย สะดวก รวดเร็ว และเสริมประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร โดยปรับเปลี่ยนเป็นรูปแบบ Digital Transformation เพื่อเป็นการยกระดับสู่องค์กรที่มีความทันสมัย และเป็นองค์กร PAPERLESS อย่างแท้จริง
(https://i.imgur.com/4J0BcPR.png)
หลักการทำงานของระบบจัดการเอกสาร (Document Management System)
- เป็นตู้จัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัล
ระบบจัดการเอกสาร จะมีหน้าที่เปรียบเสมือนตู้จัดเก็บเอกสารในองค์กร ที่คุณสามารถนำเอกสารทั้งหมดขององค์กรมาจัดเก็บไว้ในระบบอย่างเป็นหมวดหมู่ แต่ช่วยให้คุณไม่ต้องสิ้นเปลืองกระดาษ และไม่ต้องสิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารอีกด้วย - ช่วยร่นระยะเวลาในการหาเอกสาร
จบปัญหาการไล่หาชื่อบัญชีเอกสารจากตู้ เพราะระบบจัดการเอกสาร จะช่วยแยกเอกสารของคุณไว้เป็นประเภทและหมวดหมู่ อย่างเช่น แบ่งประเภทเอกสารตามฝ่าย แบ่งประเภทเอกสารตามชื่อบุคคล เป็นต้น และทางระบบยังมีฟังก์ชันที่ช่วยค้นหาเอกสาร ทำให้การหาเอกสารได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น - ระบุสิทธิ์การเข้าถึงเอกสารไว้ชัดเจน
นอกจากเรื่องความเป็นระเบียบเรียบร้อย ค้นหาง่าย ระบบจัดการเอกสาร ยังสามารถระบุสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารแต่ละประเภท หรือแต่ละไฟล์ไว้ด้วยเช่นกัน เพื่อป้องกันไม่เอกสารที่เป็นความลับรั่วไหล โดยระบบสามารถระบุให้ได้เลยว่า เอกสารชนิดนี้ฝ่ายใดในบริษัทเข้าได้ หรือฝ่ายใดเข้าไม่ได้ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดความเสียหายขึ้นกับเอกสารเหล่านั้น และยังสามารถจำกัดการเข้าถึง เพื่อไม่คนภายนอกองค์กรเข้ามาแก้ไข หรือทำลายเอกสารต่าง ๆ ที่ระบุสิทธิ์ไว้ได้อีกด้วย อีกทั้งยังสามารถใช้งานข้อมูลเอกสารพร้อมกันหลาย ๆ คน และข้อมูลในเอกสารจะอัปเดตแบบ Real-Time และสามารถรู้ได้ด้วยว่าใครเข้ามาเปลี่ยนแปลงแก้ไขเอกสารในส่วนใดไปบ้าง
เห็นแล้วใช่ไหมว่าระบบการจัดการเอกสาร สามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรได้อย่างไร ถึงเวลาแล้วที่องค์กรของคุณต้องหันมาใช้ระบบการจัดการเอกสารบ้าง เพื่อให้องค์กรก้าวสู่การเป็นองค์กรยุคดิจิทัลอย่างแท้จริง